Rittenregistratie: weet je zeker dat elke rit geregistreerd wordt?

Rittenregistratie is voor veel organisaties een blok aan het been. Verplicht, tijdrovend en foutgevoelig. Een incomplete registratie kan je als organisatie op een flinke boete komen te staan. Toch hoeft het dat niet te zijn.

Wanneer ben je verplicht bij te houden?

Stelt jouw organisatie auto's ter beschikking aan medewerkers? Dan ben je als werkgever verantwoordelijk voor de loonbelasting rondom bijtelling. Die bijtelling blijft achterwege als privégebruik aantoonbaar wordt beperkt; via een verklaring geen privégebruik (max. 500 km/jaar) of een algeheel verbod op privékilometers.
In beide gevallen geldt: de werkgever moet het kunnen bewijzen. En dat bewijs begint bij een sluitende rittenregistratie.

Voor organisaties met een gedeeld wagenpark gelden aanvullende eisen. Per voertuig moet altijd bekend zijn wie wanneer heeft gereden. Per bestuurder moeten alle gebruikte voertuigen traceerbaar zijn. Ritten zonder geïdentificeerde bestuurder zijn niet acceptabel. De Belastingdienst verwacht dat je dit actief controleert én handhaaft bij misbruik.

Per rit moet het volgende worden vastgelegd:

• Datum

• Beginstand en eindstand

• Vertrek- en bestemmingsadres

• Het zakelijke doel van de rit

Wat zijn de risico’s bij handmatige registratie?

Organisaties waarbij het fout gaat hebben foutgevoelige oplossingen zoals Excel, papieren formulieren of losse apps. Medewerkers vergeten ritten te noteren, vullen deze achteraf in of maken fouten. De beheerder heeft geen realtime inzicht en de CO₂-rapportage klopt vaak niet.

Bij een controle van de Belastingdienst is een onvolledige registratie voldoende reden voor naheffing. Daar komen een verzuimboete van maximaal €5.278 en 4% belastingrente bovenop. Het is een risico dat veel organisaties onderschatten en dat in de praktijk regelmatig voorkomt.

Hoe Hely dit structureel oplost

Met onze fleetmanagement software, het Fleetmanagement Portal, zie je per voertuig en per medewerker exact welke ritten zijn gemaakt. De registratie verloopt automatisch via de Hely-app: bij reservering, opening en sluiting van het voertuig wordt alles vastgelegd. Van datum, tijd, kilometers, bestuurder tot de classificatie van het reismotief: allemaal direct beschikbaar in het Portal.

Ook de CO₂-rapportage kan bij Hely eenvoudig opgevraagd worden. Handig voor je mobiliteitsbeleid én voor duurzaamheidsverslagen richting stakeholders of subsidieaanvragers.

Meer weten over de CO₂-rapportage? Lees hier ons artikel.

Poolgroepen: controle per afdeling of team

Het Fleetmanagement Portal maakt het mogelijk om medewerkers in poolgroepen in te delen. Zo heeft bijvoorbeeld de thuiszorgmedewerker toegang tot de voertuigen voor zijn of haar regio, en de technische dienst tot hun eigen vloot. De rittenregistratie wordt automatisch gekoppeld aan de juiste medewerker en het juiste voertuig. Super eenvoudig en garandeert dat de juiste bestuurder altijd gekoppeld is aan hun rit.

Van verplichting naar inzicht

Organisaties die overstappen op Fleetmanagement by Hely zien rittenregistratie niet langer als last, maar als stuurinformatie. Je weet wie welk voertuig gebruikt en kunt eenvoudig aantonen waarom. Dat is de kern van slim wagenparkbeheer.

Wil je zien hoe Hely de rittenregistratie voor jouw organisatie automatiseert? Plan een demo en we laten het je in een halfuur zien.