Per juli 2024

Privacyverklaring

Privacyverklaring Hely (door Mobility Solutions and Services B.V.)

Hely vindt de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang. We hebben deze privacyverklaring opgesteld om uit te leggen hoe we jouw gegevens verwerken, eventueel delen met andere partijen en welke rechten je daarbij hebt. We raden je aan om deze privacyverklaring aandachtig door te nemen. Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die de diensten van Hely gebruikt zowel via de Hely app (App) of de website. Zie onze Gebruikersvoorwaarden voor meer informatie.  

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens? In deze privacyverklaring beschrijft Hely, vertegenwoordigd door Mobility Solutions and Services B.V., (hierna: “Hely”of “wij”) hoe wij  als verwerkingsverantwoordelijke (in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) jouw persoonsgegevens verwerken die jij aan ons verstrekt of die wij verkrijgen middels gebruik van onze App en de voertuigen die je gebruikt. Ook beschrijft Hely welke gegevens wij verstrekken aan Partners met wie Hely samenwerkt om de Dienstverlening aan jou als de Gebruiker te faciliteren. Wanneer je solliciteert bij ons dan verwerken wij jouw gegevens zoals beschreven in deze andere privacyverklaring: https://jobsatpon.com/privacy-statement/.

2. Wat is een persoonsgegeven? Informatie over een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Of bepaalde informatie als een persoonsgegeven kan worden gekwalificeerd hangt er mede vanaf of Hely beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zij deze inzet om een betrokkene te identificeren.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken Wij verwerken persoonsgegevens van jou omdat jij gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een Overeenkomst met ons, of wanneer je gebruik maakt van onze diensten via jouw werkgever of privé. Hierbij ontvangen wij van en/of verstrekken wij mogelijk gegevens aan Partners met wie Hely samenwerkt om diensten mogelijk te maken. Deze Partners zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerken en mogelijk aan ons verstrekken. Voor meer informatie over de wijze waarop deze Partners jouw persoonsgegevens verwerken en de rechten die je daarbij hebt, verwijzen wij naar de privacyverklaring van de Partners.

A) Gegevens die nodig zijn om jou optimaal van de dienst gebruik te laten maken De diensten van Hely kunnen verschillende mobiliteitsdiensten betreffen, waaronder maar niet uitsluitend het gebruiken van deelvervoer en aanvullende mobiliteitsoplossingen, zoals deelauto's, deelfietsen en ritregistratie. Als je met Hely een Overeenkomst aangaat, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken om de dienst ter beschikking te stellen:

• Naam en adres

• Telefoonnummer voor verificatie en klantenservice doeleinden

• E-mailadres (eventueel zakelijk indien de Dienst door de werkgever ter beschikking wordt gesteld)

• Geboortedatum

• Rijbewijsgegevens (rijbewijsnummer, voor- en achternaam en vervaldatum)

• Creditcard- en overige betaalgegevens.

B) Gegevens die worden gegenereerd door jouw gebruik van onze diensten Als je gebruik maakt van diensten van Hely of anderszins contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening – afhankelijk van het precieze gebruik dat jij ervan maakt – de volgende (persoons-)gegevens:

• Gegevens die je gebruikt voor toegang tot de App, zoals je gebruikersnaam en wachtwoord (jouw wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en is voor ons niet inzichtelijk)

• Gegevens over het gebruik van voertuigen zoals: soort rit (zakelijk/privé) en de volgende gegevens van de start en einde van elke rit: datum, tijd, locatie, ritafstand, duur en km stand.

• Jouw communicatievoorkeuren en instellingen 

• Surfgedrag, vastgesteld aan de hand van onze eigen observaties of cookies. Denk hierbij aan gegevens die betrekking hebben op jouw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP-adres of ander nummer en de pagina’s die je daarbij bezoekt.

• Klanttevredenheidsgegevens zoals jouw antwoorden of feedback op onze enquêtes.

• Gegevens over jouw gebruik van onze klantenservice.

C) Gegevens die nodig zijn om jou te identificeren voor het gebruik van diensten

Als gebruiker van de App kun je ervoor kiezen om te reizen met een deelauto. Om er zeker van te zijn dat je bevoegd bent om deze voertuigen te besturen, zijn wij genoodzaakt om je identiteit te verifiëren en de geldigheid van jouw rijbevoegdheid vast te stellen. Om het jou zo makkelijk mogelijk te maken, vragen wij een kopie van jouw rijbewijs in te scannen met onze App en vervolgens om een ‘selfie’ te maken. Vervolgens vergelijken wij door middel van technische analyse de pasfoto met de selfie om vast te stellen dat jij echt bij het getoonde ID hoort.

De validatie van jouw identiteit wordt uitgevoerd door onze Partner Onfido. We vragen je in de App vooraf toestemming voor het verwerken van deze gegevens. Ook wordt door ons een validatie gedaan bij het RDW op de geldigheid van het rijbewijs en de bijbehorende rijbevoegdheid. De gemaakte scan van het rijbewijs en de pasfoto verwijderen wij zodra jouw identiteit/rijbevoegdheid is vastgesteld maar uiterlijk altijd binnen 10 dagen. We gebruiken de gegevens dan ook niet voor andere doeleinden.

Na het maken van de scan wordt jouw burgerservicenummer (BSN) direct automatisch afgedekt/gemaskeerd met behulp van kunstmatige intelligentie-technieken. Jouw BSN is voor ons dus niet zichtbaar. Jouw handtekening wordt tijdens de validatie van het document alleen gebruikt om de echtheid van het document vast te stellen, ook deze verwerken wij verder niet in onze systemen voor andere doeleinden. Daarnaast is het mogelijk om jouw BSN handmatig af te dekken.

Indien bovenstaande scanmethode niet werkt of je geen gebruik wenst te maken van deze scanmethode, dan kunnen wij samen met jou ook op een andere manier jouw gegevens controleren: je kunt met ons videobellen (dit videogesprek wordt niet opgenomen/opgeslagen. Neem hiervoor contact op met onze customer service afdeling, zie artikel 13. 

Voor het gebruik van deze diensten nemen wij de volgende gegevens over van jouw rijbewijs: rijbewijsnummer, voor- en achternaam en vervaldatum. Wij doen dit alles om te voorkomen dat je mogelijk onwettig een voertuig gaat besturen.

4. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Toestemming;

• Uitvoering van de Overeenkomst met jou;

• Wettelijke verplichting;

• Gerechtvaardigd belang van Hely of een derde. 

Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: beveiliging, fraudebestrijding en misdaadpreventie, IT-beheer, onderzoek en analyse ter verbetering van producten of diensten en juridische doeleinden.

5. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens Bij de verwerking van jouw persoonsgegevens gaan wij zorgvuldig te werk. Wij gebruiken alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Hely verwerkt jouw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 4 van dit privacy statement.

A) Doeleinden voor Hely dienstverlening

• Het verzorgen van de administratie inclusief het (verzameld) factureren en incasseren van gelden ten behoeve van het gebruik van onze diensten [grondslag 2 of 3];

• Het communiceren met en informeren van jou en/of Contract Partners (zoals jouw werkgever) [grondslag 2 of 4];

• Het bieden van klantenservice inclusief vragen rondom de dienstverlening , het afhandelen van klachten en verzoeken [grondslag: 2];

• Het in bepaalde gevallen onderhouden van communicatie met tot ons netwerk behorende service Partners om pro-actief contact met gebruikers op te nemen in het kader van gebreken of storingen [grondslag: 2 of 4];

• Het verwerken van, en door middel van managementinformatie rapporteren over gemaakte ritten en eventueel daarmee gemoeide kosten via de Hely app aan jou en/of je werkgever. De informatie die wordt verstrekt aan jouw werkgever en de verwerking van persoonsgegevens tot managementinformatie is niet direct herleidbaar tot jou [grondslag 2 of 4];

• Het verschaffen van inzicht aan de Hely app gebruiker en/of werkgever van de gemaakte transacties en daarmee gemoeide kosten. Privé transacties zijn alleen inzichtelijk voor de Gebruiker [grondslag 2]; Aan de werkgever verstrekt Hely alle gegevens die nodig zijn om te voldoen aan (fiscale) wetgeving en voor de werkgever om goed wagenpark beheer te doen zoals boete afhandeling [grondslag 2].

• Controleren of de Gebruiker voldoet aan de (aanvullende) Voorschriften van Hely of de Locatie Partner/ het Business Account zoals een werkgever [grondslag 2].

B) Algemene doeleinden

• De verwerking van persoonsgegevens tot eigen managementinformatie [grondslag 2 of 4];

• Het uitvoeren van marktonderzoek, waaronder het meten van klanttevredenheid, om onze bedrijfsvoering, merken, diensten en producten te verbeteren [grondslag: 4];

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, beslechting van geschillen en handhaving van onze rechten en Overeenkomsten [grondslag: 2, 3 of 4];

• Het analyseren van cookies van onze website(s). Dit doen wij om de inhoud van onze communicatie zo goed mogelijk op jouw persoonlijke voorkeur af te stemmen [grondslag: 1 of 4].

• Het voorkomen van of het verhalen van schade door fraude, diefstal of ander misbruik van de afgenomen diensten [grondslag: 4].

6. Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan 18 jaar Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 18 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat Hely hun persoonsgegevens verwerkt. Gebruikers van de diensten van Hely dienen minimaal 18 jaar of ouder te zijn.

7. Delen met derden Hely deelt jouw persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van deze privacyverklaring. Hely deelt jouw gegevens met:

• ServicePartners uit het distributienetwerk van Hely met als doel de Dienstverlening te faciliteren [grondslag: 1, 2 of 4], bijvoorbeeld:

• Telematicaproviders voor het vastleggen van ritten (start/stop locatie en aantal kilometers) 

• Externe hosting- en cloudproviders voor opslag en beheer van gegevens

• Authenticatieproviders voor verificatie van identiteit van bestuurder en geldigheid van het rijbewijs. 

• Betaalproviders voor het faciliteren van betalingen en het bepalen van kredietwaardigheid

• als wij wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens aan derden te verstrekken [grondslag: 3].

• Met jouw werkgever(s) indien van toepassing. Jouw gegevens worden gedeeld met je werkgever om inzicht te krijgen in de rittenregistratie voor zakelijke doeleinden en ter onderbouwing van de in rekening gebrachte facturen. Voor jouw werkgever kan het wettelijk verplicht zijn om een rittenadministratie voor zakelijke ritten bij te houden [grondslag: 2];

• Met Partners die onderdeel uitmaken van de Dienst, zoals het classificeren, administreren en afrekenen van de ritten, zowel zakelijk als privé [grondslag 2];

• Met handhavende autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie of toezichthouders, wanneer wij constateren of een vermoeden hebben van een schending van de rechten van derden, van strafbare feiten of van misbruik. Wij verstrekken alleen de benodigde (persoons-)gegevens aan derden die daarbij een gerechtvaardigd belang hebben of aan instanties die het algemeen belang dienen. [grondslag: 3 of 4];

• Met partijen die Hely assisteren in haar dienstverlening en geen verwerker zijn, denk aan betalingsproviders, incassobureau’s, accountants en (juridisch) adviseurs. [grondslag: 2, 4];

• Met derden die fungeren als 'verwerkers', bijvoorbeeld hosting- dienstverleners en onderzoeksbureaus, met als doel marktonderzoek of klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Indien deze derden conform toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving worden aangemerkt als verwerker, zal Hely schriftelijke afspraken maken met deze derden. Deze dienstverleners zullen persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies en onder de controle van Hely.

Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een ontvanger in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Als persoonsgegevens naar een ontvanger in een land worden verstuurd dat geen passend beschermingsniveau biedt, zal Hely ervoor zorgen dat de wettelijk vereiste waarborgen worden genomen. Indien je nadere informatie wenst te ontvangen over de doorgifte van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, kan je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Pon (zie artikel 13).

8. Analytische, statistische en wetenschappelijke verwerkingen

Wij kunnen jouw gegevens verwerken voor marktonderzoek, historische analyse doeleinden om trends en correlaties in gegevens te ontdekken, of om bijdragen te leveren aan onderzoeken voor onder meer maatschappelijke en/of wetenschappelijke doeleinden. Deze gegevens kunnen bestaan uit reisbewegingen, gebruikte modaliteiten, tijdstippen, overstap locaties, kosten, voorkeuren, customerservice contact of klanttevredenheidsonderzoeken waarbij wij passende maatregelen (zoals hashing, aggregatie en versleuteling) nemen ter bescherming van jouw privacy zodat persoonsgegevens voor ons, en eventueel betrokken derde partijen niet meer direct herleidbaar zullen zijn naar jou als natuurlijk persoon (pseudo anoniem). Wij verwerken jouw gegevens op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Je hebt in de App via het instellingen menu of via privacy@hely.com de mogelijkheid om de verwerking van persoonsgegevens voor de in dit artikel omschreven doeleinden te allen tijde te beëindigen.

9. Bewaren van jouw gegevens Wij bewaren persoonsgegevens zo lang als dit nodig is, bijvoorbeeld zo lang als jij klant bent of interesse blijft tonen in de diensten van Hely. In bepaalde gevallen zijn wij ook wettelijk verplicht jouw gegevens te bewaren. Wij hanteren de volgende termijnen:     

• Gegevens die wij verwerken om onze diensten aan jou te kunnen verlenen, bewaren wij zolang jij bij ons de dienst blijft afnemen, denk hierbij aan jouw naam, contactgegevens en andere accountgegevens. 

• Hely bewaart jouw persoonsgegevens gedurende de tijd dat jouw account actief is en anonimiseert je persoonsgegevens binnen 1 maand tenzij er nog openstaande financiële afwikkeling van jouw account moeten plaatsvinden. Je kunt je account ook binnen deze termijn weer opnieuw activeren. 

• Gegevens die wij verwerken wanneer je contact hebt met onze klantenservice bewaren wij zolang jij klant bent of tot uiterlijk twee jaar tot na het laatste contactmoment. Hier geldt een uitzondering voor telefoongesprekken die eventueel worden opgenomen voor trainingsdoeleinden; deze worden uiterlijk na een periode van 30 dagen verwijderd. Ook voor gegevens die te maken hebben met klachten kan een uitzondering gemaakt worden; deze worden maximaal vijf jaar bewaard na het afhandelen van de klacht.

• Financiële/fiscale gegevens die nodig zijn voor het opmaken van bijvoorbeeld facturen, contracten of interne rapportages bewaren wij minimaal zeven jaar op basis van fiscale wettelijke verplichtingen.      

Aan het einde van de bewaartijd zal Hely jouw gegevens permanent verwijderen of anonimiseren. 

10. In kaart brengen websitebezoek Wanneer je onze website(s), diensten, applicaties, communicatiediensten (zoals e-mail) en hulpmiddelen bezoekt of gebruikt, kunnen wij cookies, web beacons en andere soortgelijke technologieën voor het opslaan van informatie gebruiken met als doel advertentie-uitingen te personaliseren en jou een betere, snellere en veiligere klantervaring te kunnen bieden. Als je geen cookies wilt, gebruik je de website niet. Voor meer details over het gebruik van cookies verwijzen wij naar ons cookie statement (https://www.hely.com/cookies/). Op onze website(s) tref je mogelijk links aan naar andere websites. Wij dragen geen verantwoordelijkheid voor de omgang met jouw persoonsgegevens door deze websites. Raadpleeg hiervoor de privacyverklaring van de website die je bezoekt.

11. Jouw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en aan wie wij jouw persoonsgegevens hebben verstrekt. Ook heb je het recht informatie te verkrijgen over de aan jou verstrekte Hely app. Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je ook het recht om deze weer in te trekken.

Indien jij de door ons verwerkte persoonsgegevens wilt inzien, corrigeren, bijwerken, beperken of verwijderen, bezwaar wilt maken tegen de verwerking van persoonsgegevens of tegen direct marketing, of als je een elektronische kopie van jouw persoonsgegevens wilt ontvangen om die aan een ander bedrijf door te geven (voor zover dit recht op gegevensoverdracht door de toepasselijke wetgeving aan jou wordt verstrekt) kun je contact met onze klantenservice opnemen via de contactgegevens zoals vermeld onder artikel 13. Wij verzoeken je in je aanvraag zo duidelijk mogelijk te beschrijven op welke persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft. We zullen zo snel als redelijkerwijs uitvoerbaar, maar in elk geval binnen de wettelijk vereiste termijnen, op jouw verzoek reageren. Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet je deze rechten toekent. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou zelf is gedaan, kunnen wij vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Dit vragen wij alleen als we dit noodzakelijk achten om jou te kunnen identificeren en verzoeken wij ook om op deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken. De kopie van jouw identiteitsbewijs vernietigen wij direct nadat wij jou hebben geïdentificeerd.

12. Beveiliging en bescherming van gegevens Wij voeren passende beveiligingsmaatregelen toe om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging zoveel mogelijk tegen te gaan. Hely heeft zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen, zoals het toepassen van versleutelingstechnieken. Deze beveiligingsmaatregelen worden periodiek herzien op basis van dreigingen en hedendaagse beveiligingsstandaarden.

13. Contact Hely is statutair gevestigd onder de naam Mobility Services & Solutions B.V. te Stadsring 115, 3817 AX  in Amersfoort en houdt kantoor aan hetzelfde adres. Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring kun je contact opnemen met:

Hely

T.a.v: Customer Support

Stadsring 115

3817AX Amersfoort

Tel. 085 0012126 

support@hely.com 

privacy@hely.com (specifieke privacy vragen)

Wij beschikken over een Functionaris Gegevensbescherming die is aangemeld bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is iemand die binnen onze organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onze Functionaris Gegevensbescherming is bereikbaar per e-mail via privacy@pon.com en per post via bovenstaand adres (t.a.v. 'Privacy Office').

14. Wijzigingen De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Je zult indien noodzakelijk op de hoogte worden gebracht van een wijziging. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 1 juni 2024.